БарДУ. Аддзел дакументацыйнага забеспячэння

Начальнік АДЗ
Лауш Наталля Аляксееўна

Аддзел дакументацыйнага забеспячэння (далей — АДЗ) з’яўляецца самастойным структурным падраздзяленнем універсітэта, у склад якога ўваходзіць архіў. Аддзел створаны загадам рэктара ўніверсітэта ад 02.01.2007 № 1 шляхам рэарганізацыі структурнага падраздзялення ўніверсітэта — канцылярыі. З мая 2016 года ў склад АДЗ уваходзіць архіў універсітэта.

Асноўнымі задачамі АДЗ з’яўляюцца:

арганізацыя справаводства і архіўнай спавы ва ўніверсітэце, удасканаленне форм і метадаў работы з дакументамі;
улік, забеспячэнне захаванасці, стварэнне навукова-даведачнага апарата і выкарыстанне дакументаў, якія захоўваюцца ў архіве;
падрыхтоўка і своечасовая перадача спраў, якія ўваходзяць у склад Нацыянальнага архіўнага фонда Рэспублікі Беларусь, на дзяржаўнае захоўванне;
скарачэнне папяровага дакументазвароту і павелічэнне колькасці аўтаматызаваных працоўных месцаў ведамаснай сістэмы электроннага дакументазвароту;
рэалізацыя Місіі, Бачання, Мэтаў, Палітыкі ўніверсітэта ў галіне якасці;
рэзультатыўнае прымяненне дакументаў сістэмы менеджменту якасці ўніверсітэта.

У адпаведнасці з ускладзенымі задачамі АДЗ ажыццяўляе наступныя функцыі:

рэалізацыя мэтаў і задач кіраўніцтва ўніверсітэта ў галіне якасці ў межах сваіх паўнамоцтваў;
распрацоўка і ўкараненне нарматыўных і метадычных дакументаў па дакументацыйным забеспячэнні і архіўнай справе ва ўніверсітэце;
скарачэнне папяровага дакументазвароту і забеспячэнне пераходу на электронны дакументазварот;
кантроль за якаснай падрыхтоўкай і афармленнем дакументаў у структурных падраздзяленнях, за своечасовым іх выкананнем;
ажыццяўленне рэгістрацыі дакументаў і ўлікова-даведачнай работы па дакументах;
падрыхтоўка па даручэнні кіраўніцтва праектаў дакументаў з прыцягненнем спецыялістаў адпаведных структурных падраздзяленняў;
ажыццяўленне арганізацыйна-метадычнага кіраўніцтва работай з дакументамі ў структурных падраздзяленнях універсітэта;
распрацоўка зводнай наменклатуры спраў універсітэта;
ажыццяўленне кантролю за правільным афармленнем і фарміраваннем у структурных падраздзяленнях універсітэта спраў, якія падлягаюць здачы ў архіў;
кантроль за дзейнасцю архіва, стварэнне навукова-даведачнага апарата і выкарыстанне дакументаў, якія захоўваюцца ў архіве;
падрыхтоўка і своечасовая перадача спраў, якія ўваходзяць у склад Нацыянальнага архіўнага фонда Рэспублікі Беларусь, на дзяржаўнае захоўванне;
арганізацыя работы па зваротах грамадзян, юрыдычных асоб і іх законных прадстаўнікоў;
кантроль за выкананнем адміністратыўных працэдур па заявах грамадзян;
распрацоўка (сумесна з адпаведнымі структурнымі падраздзяленнямі універсітэта) мерапрыемстваў па ўдасканаленні форм і метадаў работы з дакументамі;
забеспячэнне абароны канфідэнцыйнай інфармацыі;
вывучэнне перспектыўнага айчыннага і замежнага вопыту ў арганізацыі дакументацыйнага забеспячэння і кіравання і архіўнай справы.