БарГУ. Отдел документационного обеспечения

ОБЩАЯ ИНФОРМАЦИЯ
КАДРОВЫЙ СОСТАВ

Начальник отдела документационного обеспечения

Начальник ОДО
Лауш Наталья Алексеевна

Отдел документационного обеспечения (далее — ОДО) является самостоятельным структурным подразделением университета, в состав которого входит архив. Отдел создан приказом ректора университета от 02.01.2007 № 1 путем реорганизации структурного подразделения университета – канцелярии. С мая 2016 года в состав ОДО входит архив университета.

Основными задачами ОДО являются:

организация делопроизводства и архивного дела в университете, совершенствование форм и методов работы с документами;
учет, обеспечение сохранности, создание научно-справочного аппарата и использование документов, хранящихся в архиве;
подготовка и своевременная передача дел, входящих в состав Национального архивного фонда Республики Беларусь, на государственное хранение;
сокращение бумажного документооборота и увеличение количества автоматизированных рабочих мест ведомственной системы электронного документооборота;
реализация Миссии, Видения, Целей, Политики университета в области качества;
результативное применение документов системы менеджмента качества университета.

В соответствии с возложенными задачами ОДО осуществляет следующие функции:

реализация целей и задач руководства университета в области качества в пределах своих полномочий;
разработка и внедрение нормативных и методических документов по документационному обеспечению и архивному делу в университете;
сокращение бумажного документооборота и обеспечение перехода на электронный документооборот;
контроль за качественной подготовкой и оформлением документов в структурных подразделениях, за своевременным их исполнением;
осуществление регистрации документов и учетно-справочной работы по документам;
подготовка по поручению руководства проектов документов с привлечением специалистов соответствующих структурных подразделений;
осуществление организационно-методического руководства работой с документами в структурных подразделениях университета;
разработка сводной номенклатуры дел университета;
осуществление контроля за правильным оформлением и формированием в структурных подразделениях университета дел, подлежащих сдаче в архив;
контроль за деятельностью архива, создание научно-справочного аппарата и использование документов, хранящихся в архиве;
подготовка и своевременная передача дел, входящих в состав Национального архивного фонда Республики Беларусь, из архива университета на государственное хранение;
организация работы по обращениям граждан, юридических лиц и их законных представителей;
контроль за выполнением административных процедур по заявлениям граждан;
разработка (совместно с соответствующими структурными подразделениями университета) мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами;
обеспечение защиты конфиденциальной информации;
изучение перспективного отечественного и зарубежного опыта в организации документационного обеспечения управления и архивного дела.